Laufende Führung
Bauwerksbuch führen in Wien: Was muss laufend aktualisiert werden?
Stand: 3. September 2026
Mit der Registrierung bei der MA 37 ist das Bauwerksbuch nicht erledigt. § 128a Abs. 5 der Bauordnung für Wien verlangt, dass es in elektronischer Form geführt und der Behörde auf Verlangen zur Einsicht zur Verfügung gestellt wird. Verantwortlich ist die Eigentümerschaft — ist für das Gebäude eine Hausverwaltung bestellt, führt diese das Bauwerksbuch.
Was das konkret bedeutet, steht weniger im Gesetz als in den Erläuterungen der MA 37: Prüfergebnisse nachtragen, das Verzeichnis der Baugebrechen und den Zeitplan zur Behebung aktuell halten und jede durchgeführte Maßnahme eindeutig dem Mangel zuordnen, den sie behebt. Eine besondere Berufsberechtigung nennt § 128a Abs. 5 für die laufende Führung nicht — und eine bestimmte Software schreibt keine der Quellen vor.
Kurz erklärt
- Rechtsgrundlage der Führung: § 128a Abs. 5 BO Wien
- Verantwortlich: Eigentümerschaft — bei bestellter Hausverwaltung diese
- Form: elektronisch; ein bestimmtes Produkt schreibt das Gesetz nicht vor
- Besonders aktuell zu halten: Mängelliste und Zeitplan zur Behebung
- Jede Behebung muss einem bestimmten Mangel zuordenbar sein
- Vorlage nur auf Verlangen der Behörde, keine laufende Meldepflicht
Wer muss das Bauwerksbuch führen?
Das Gesetz beantwortet die Frage in einem einzigen Satz. Nach § 128a Abs. 5 BO Wien ist das Bauwerksbuch von der Eigentümerin oder vom Eigentümer — und wenn für das Gebäude eine Hausverwaltung bestellt ist, von dieser — in elektronischer Form zu führen und der Behörde auf Verlangen zur Einsicht zur Verfügung zu stellen.
Die Erläuterungen und das FAQ der MA 37 formulieren dasselbe in Klartext: Für das Führen ist die Eigentümerschaft verantwortlich; sofern eine Hausverwaltung bestellt wurde, hat diese das Bauwerksbuch zu führen. Entscheidend ist also die Bestellung der Verwaltung, nicht die Frage, wer im Einzelfall eine bestimmte Leistung beauftragt hat.
Quelle: MA 37 – Erläuterungen zum Bauwerksbuch, Kapitel 3.2 (PDF)
Führen ist nicht Erstellen
Erstellung und Erstprüfung sind an gesetzliche Befugnisse gebunden. Das laufende Führen ist es nicht — dafür nennt § 128a Abs. 5 keinerlei Qualifikationserfordernis.
Zuständigkeit auf einen Blick
Was bedeutet „elektronisch führen"?
Das Gesetz verlangt die elektronische Form — mehr sagt es zur Gestalt des Bauwerksbuchs nicht. Die Erläuterungen der MA 37 halten unter „Hinweise zur Form" fest, dass bei der Erstellung grundsätzlich Formfreiheit besteht; vorgeschlagen wird lediglich ein Aufbau, der Bauwerksbücher untereinander vergleichbar macht — Allgemeines und Unterlagen, Bauwerksbeschreibung, Überprüfungen, Ergebnisse. Für die laufende Führung schreibt ebenfalls keine der geprüften Quellen ein bestimmtes Werkzeug vor.
Daraus folgt zweierlei. Erstens: Eine reine Papierablage erfüllt die Anforderung nicht, weil die Form elektronisch sein muss. Zweitens: Es gibt keine vorgeschriebene Software, kein vorgeschriebenes Dateiformat für die laufende Führung und keine Plattform, über die geführt werden müsste.
„Elektronisch" heißt nicht „bestimmte Software"
Die beiden Aussagen werden regelmäßig vermischt. Belegt ist nur die erste. Welche Werkzeuge sinnvoll sind, ist eine organisatorische Frage — und wird weiter unten bewusst getrennt behandelt.
Quelle: MA 37 – Erläuterungen zum Bauwerksbuch, Kapitel 3.1 „Hinweise zur Form" (PDF)
Was muss laufend aktualisiert werden?
Der Inhaltskatalog des § 128a Abs. 4 beschreibt nicht nur, was bei der Erstellung hineingehört, sondern auch, was danach entsteht. Fünf der sieben Punkte wachsen über den Lebenszyklus des Gebäudes weiter; ein sechster Punkt kommt als ausdrückliche Empfehlung der MA 37 dazu.
- Ergebnisse der durchgeführten Überprüfungen Nach jeder Folgeprüfung kommen die Befunde dazu — übersichtlich dargestellt. Ausgenommen sind Überprüfungen, die für Bauteile nach anderen bundes- oder landesgesetzlichen Vorschriften ohnehin durchzuführen sind. § 128a Abs. 4 Z 5
- Aktuelles Verzeichnis der Baugebrechen Das Wort „aktuell" steht im Gesetzestext. Neue Mängel kommen hinzu, behobene werden als behoben ausgewiesen — das Verzeichnis bildet den heutigen Stand ab, nicht den bei der Erstellung. § 128a Abs. 4 Z 6
- Plan zur Behebung der Baugebrechen Zum Verzeichnis gehört ein Maßnahmen- und Zeitplan, der sich nach Schwere der Gebrechen und wirtschaftlichen Gegebenheiten richtet. Er verschiebt sich mit jeder Behebung und jedem neuen Befund. § 128a Abs. 4 Z 6, Erläuterungen 2.2.6
- Dokumentation der Maßnahmen nach § 118c Betroffen sind die energetischen Bestimmungen: Deckung des Energiebedarfs bei Zubauten, Umbauten, größeren Renovierungen und Änderungen am gebäudetechnischen System sowie Einzelbauteilsanierungen. § 128a Abs. 4 Z 7
- Bauteile, Intervalle und Prüferqualifikation Diese Festlegungen entstehen bei der Erstellung, sind aber Teil des Bauwerksbuchs und müssen zum Gebäude passen. Verändert ein Umbau den Bestand an relevanten Bauteilen, gehört das nachgezogen. § 128a Abs. 4 Z 2 bis 4
- Unterlagen zu Instandhaltung und Instandsetzung Die MA 37 empfiehlt, alle Unterlagen, die das Bestreben der Instandhaltung oder Instandsetzung untermauern, aufbereitet digital aufzubewahren — und bei zwischenzeitlichen Änderungen am Bauwerk ebenso. Erläuterungen 3.4 — Empfehlung, keine gesetzliche Pflicht
Die ersten fünf Punkte folgen dem Katalog des § 128a Abs. 4. Der sechste ist bewusst als Empfehlung ausgewiesen: Kapitel 3.4 der Erläuterungen ist durchgehend im Empfehlungsmodus formuliert und begründet keine zusätzliche gesetzliche Pflicht.
Alle sieben Pflichtbestandteile eines Bauwerksbuchs im Überblick
Was passiert nach einer Prüfung?
Eine Folgeprüfung endet nicht mit dem Protokoll. Die Ergebnisse sind übersichtlich darzustellen; aus ihnen ist das Verzeichnis der Baugebrechen fortzuschreiben, und daraus wiederum ein Plan zur Behebung — abgestuft nach der Schwere der Gebrechen und den wirtschaftlichen Gegebenheiten.
Die MA 37 empfiehlt außerdem, nach der jeweils nächsten Folgeprüfung die Aufstellungen und Inhalte des Bauwerksbuchs mit den zwischenzeitlich angefallenen Daten und Ergebnissen zu aktualisieren — also nicht nur den neuen Befund anzuhängen, sondern den Stand des Dokuments insgesamt nachzuziehen.
Kein erneuter Upload bei der MA 37
Nach einer Folgeprüfung ist nichts an die Behörde zu übermitteln. Die Erläuterungen halten ausdrücklich fest, dass eine vorauseilende Übermittlung des gesamten Bauwerksbuchs nicht zu erfolgen hat — vorgelegt wird nur auf Verlangen.
Erstprüfung: was am Gebäude geprüft wird und in welchen Intervallen
Wie werden Mängel und Maßnahmen dokumentiert?
Das ist der Kern der laufenden Führung, und die Erläuterungen sind hier ungewöhnlich konkret: Insbesondere die Mängelliste sowie der Zeitplan zur Behebung sind tunlichst aktuell zu halten. Dabei ist darauf zu achten, dass die Behebung beziehungsweise die durchgeführte Maßnahme einem bestimmten Mangel zugeordnet werden kann.
Damit das über Jahre und mehrere Prüfungen hinweg funktioniert, verlangt Kapitel 2.6 zusätzlich eine nachvollziehbare Verortung des Mangels am Gebäude und empfiehlt, jedem Baugebrechen eine eindeutige, laufende Nummer zu geben. Nur so lässt sich später der Zustand desselben Bauteils über mehrere Prüfungen hinweg vergleichen.
Vom Prüfergebnis zum erledigten Mangel
Verzeichnis der Baugebrechen
Ein Eintrag, vier Felder
- Mangel-ID
- die eindeutige laufende Nummer
- Festgestellt am
- Datum der Prüfung, bei der er befundet wurde
- Behoben durch Maßnahme
- die konkrete Maßnahme aus dem Maßnahmenplan
- Datum der Behebung
- wann die Maßnahme tatsächlich erledigt war
Status: behoben
Diese vier Felder sind kein Produktentwurf, sondern der Tabellenkopf, den die MA 37 in Kapitel 3.2 als Beispiel vorgibt.
Solange ein Mangel offen ist, führt ihn das Verzeichnis mit Maßnahme und Frist; die Zeile wird nicht gelöscht, sondern um die Behebung ergänzt — nur dann bleibt die Zuordnung von Maßnahme und Mangel über spätere Prüfungen hinweg lesbar.
| Mangel-ID | Festgestellt am | Behoben durch Maßnahme | Datum der Behebung |
|---|---|---|---|
| lfd. Nummer | Datum der Prüfung | Maßnahme aus dem Maßnahmenplan | Datum der Erledigung |
Quelle: MA 37, Erläuterungen zum Bauwerksbuch, Kapitel 3.2, Tabelle 1. Die Spaltennamen stammen wörtlich aus der Vorlage; die Zeile darunter erklärt nur, was jeweils einzutragen ist.
Welche Fristen müssen im Blick bleiben?
Beim Führen laufen zwei verschiedene Arten von Terminen nebeneinander, die gerne verwechselt werden: die Intervalle der wiederkehrenden Prüfungen und der Zeitplan zur Behebung festgestellter Mängel. Dazu kommen im Einzelfall verdichtete Kontrollen, die der Maßnahmenplan für ein bestimmtes Bauteil vorsehen kann.
Wichtig dabei: Ein pauschales gesetzliches Prüfintervall gibt es nicht. § 128a Abs. 4 Z 3 verlangt, dass Zeitpunkt der erstmaligen Überprüfung und die Folgeintervalle im Bauwerksbuch festgelegt werden — eine Zahl nennt das Gesetz nicht. Die häufig zitierten zehn Jahre sind ein Vorschlag der MA 37, von dem aus sachverständigen Überlegungen abgewichen werden kann.
Maßgeblich sind daher die Intervalle, die im konkreten Bauwerksbuch stehen. Eine behördliche Erinnerung an Prüf- oder Behebungstermine sehen die geprüften Quellen nicht vor: Das Nachhalten liegt bei der Stelle, die das Bauwerksbuch führt.
Drei Terminarten
Was passiert bei baulichen Änderungen?
Hier lohnt genaues Lesen, weil die Formulierung enger ist, als sie klingt. § 128a Abs. 4 Z 7 verlangt eine Dokumentation der Maßnahmen oder Änderungen gemäß § 118c Abs. 2 und § 118c Abs. 7 — und das sind energetische Bestimmungen: die Deckung des Energiebedarfs bei Zubauten ohne Anschluss an das bestehende gebäudetechnische System, bei Umbauten, bei größeren Renovierungen und bei Änderungen am gebäudetechnischen System (Abs. 2) sowie Einzelbauteilsanierungen, die einem Sanierungskonzept folgen oder Mindest-Wärmedurchgangskoeffizienten einhalten müssen (Abs. 7).
Nicht jede bauliche Änderung an einem Gebäude fällt also unter diesen Punkt. Die Erläuterungen fassen ihn praxisnah zusammen: Änderungen am gebäudetechnischen System für die Wärmegewinnung und Einzelbauteilsanierungen sind aufzunehmen und zu dokumentieren.
Beide MA-37-Unterlagen tragen hier noch den alten Verweis
Erläuterungen und FAQ nennen an dieser Stelle § 118 Abs. 3 BO. Seit der Novelle mit Wirkung 15.07.2026 verweist § 128a Abs. 4 Z 7 auf § 118c Abs. 2 und Abs. 7. Maßgeblich ist die geltende Fassung im RIS.
Unabhängig davon hat eine bauliche Änderung praktische Folgen für das Bauwerksbuch: Verändert sie den Bestand an relevanten Bauteilen, passen die im Bauwerksbuch festgelegten Bauteile, Intervalle und Prüferanforderungen möglicherweise nicht mehr zum Gebäude. Das ist keine eigene Meldepflicht, sondern die Konsequenz daraus, dass diese Festlegungen Teil des Bauwerksbuchs sind und zum tatsächlichen Bauwerk passen müssen.
Was im Bauwerksbuch stehen muss — inklusive der Novelle vom 15.07.2026
Was bedeutet die Führung für Hausverwaltungen?
Ist eine Hausverwaltung bestellt, führt sie das Bauwerksbuch — das ist keine Serviceleistung, sondern die gesetzliche Zuordnung aus § 128a Abs. 5. Bei einem einzelnen Objekt ist das überschaubar: ein Verzeichnis, ein Zeitplan, ein Prüfintervall.
Mit dem Portfolio wächst nicht die Pflicht, sondern der Organisationsaufwand. Jedes Gebäude bringt eigene Prüftermine, einen eigenen Mängelstand, eigene Maßnahmen mit eigenen Fristen, eigene Unterlagen und eine eigene Zuständigkeit im Haus mit. Und weil Mängel und Maßnahmen über Jahre einander zugeordnet bleiben müssen, lässt sich der Stand nicht am Jahresende einmal rekonstruieren.
- Prüftermine je Gebäude, mit unterschiedlichen Intervallen je Bauteil
- Offene Mängel mit Maßnahme und Frist, getrennt nach Objekt
- Zuordnung jeder Behebung zu dem Mangel, den sie erledigt
- Unterlagen aus Instandhaltung und Instandsetzung, auffindbar statt gesammelt
- Übergaben — innerhalb des Hauses ebenso wie an eine andere Verwaltung
Aus unserer bestehenden Anwendung
Wir führen das Bauwerksbuch nicht anstelle der Hausverwaltung — verantwortlich bleibt sie. Unterstützen lässt sich der organisatorische Teil: Erstellung und Prüfung koordinieren, Fristen und offene Punkte sichtbar halten, Folgeprüfungen rechtzeitig ansetzen.
Bauwerksbücher über mehrere Liegenschaften organisieren
Wir koordinieren Erstellung und Prüfung mit befugten Fachleuten und halten Fristen und offene Punkte für Ihre Hausverwaltung sichtbar.
Zur Lösung für Hausverwaltungen →Was passiert bei einem Hausverwaltungswechsel?
Das Bauwerksbuch gehört zum Gebäude, nicht zur Verwaltung. Die Verantwortung folgt deshalb der Bestellung: Sie liegt jeweils bei der aktuell bestellten Hausverwaltung — und ohne bestellte Verwaltung bei der Eigentümerschaft. Mit dem Wechsel wechselt also die führende Stelle, nicht die Pflicht.
Eine Vorschrift über ein bestimmtes Übergabeprotokoll enthalten weder § 128a noch die Erläuterungen oder das FAQ der MA 37. Belegt ist ein anderer, allgemeinerer Gedanke: Für die Übergabe nach der Ersterstellung verlangen die Erläuterungen, auf eine geeignete Form der Datenweitergabe zu achten, um ein ordnungsgemäßes Führen überhaupt zu ermöglichen. Derselbe Maßstab ist bei einem Wechsel naheliegend — als praktische Anforderung, nicht als Formvorschrift.
Was die Quellen sagen — und was nicht
Vorgeschrieben ist, dass die jeweils bestellte Hausverwaltung führt und der Behörde auf Verlangen vorlegt. Nicht vorgeschrieben ist eine bestimmte Form der Übergabe. Die folgende Liste ist Praxis, kein Gesetzesinhalt.
- Vollständiges Bauwerksbuch in einer Form übergeben, die sich elektronisch weiterführen lässt — nicht als Sammlung gescannter Seiten.
- Aktuellen Stand des Verzeichnisses der Baugebrechen mitgeben, offene und behobene Mängel unterscheidbar.
- Maßnahmen- und Zeitplan mit den nächsten fälligen Terminen übergeben.
- Protokolle der Erst- und aller Folgeprüfungen samt festgelegten Intervallen.
- Registrierungsnummer der MA 37 weitergeben — sie ist bei einer späteren Vorlage an die Behörde Pflichtfeld.
- Unterlagen zu Instandhaltung, Instandsetzung und zwischenzeitlichen Änderungen am Bauwerk.
Registrierung bei der MA 37: Ablauf und Registrierungsnummer
Reicht ein PDF oder braucht man spezielle Software?
Die kurze Antwort: Das Gesetz verlangt die elektronische Form, keine bestimmte Software. Ein PDF ist eine elektronische Form. Die Quellen schreiben PDF sogar an zwei Stellen ausdrücklich vor — nur eben nirgends für die Führung selbst: bei der Registrierung sind die beiden Bestätigungen als PDF-Datei hochzuladen, und wenn die Behörde eine elektronische Übermittlung anfordert, sind die angeforderten Daten verpflichtend im PDF-Format bereitzustellen, gemeinsam mit der Registrierungsnummer als Pflichtfeld.
Wer also behauptet, ein PDF genüge der gesetzlichen Form nicht, hat die Quellenlage gegen sich. Die eigentliche Frage ist eine andere — und sie ist keine rechtliche:
Was vorgeschrieben ist
Die gesetzliche Anforderung
- Elektronische Form der Führung
- Verantwortlich: Eigentümerschaft, bei bestellter Hausverwaltung diese
- Verzeichnis der Baugebrechen aktuell halten
- Behebung dem jeweiligen Mangel zuordenbar dokumentieren
- Auf Verlangen der Behörde vorlegen; angeforderte Daten im PDF-Format
§ 128a Abs. 4 und 5 BO Wien; Erläuterungen 3.1, 3.2, 3.5
Was die Organisation lösen muss
Praktische Fragen ohne Rechtsgrundlage
- Welcher Termin steht als Nächstes an?
- Welche Mängel sind heute offen, welche erledigt?
- Welche Maßnahme gehört zu welchem Mangel?
- Wie bleibt der Überblick über mehrere Gebäude?
- Wie läuft eine Übergabe, ohne dass der Stand verloren geht?
Keine gesetzliche Grundlage — reine Organisationsfragen
Eine statische Dateiablage erfüllt die linke Spalte, beantwortet aber keine Frage der rechten. Das ist kein Rechtsmangel, sondern ein Organisationsproblem — und es wächst mit der Zahl der Gebäude und der Zahl der Jahre.
Was daraus folgt
Ob Sie das mit einer Tabelle, einer strukturierten Ablage oder einer Anwendung lösen, ist Ihre Entscheidung. Keine der geprüften Quellen schreibt ein Werkzeug vor.
Braucht man für das Führen eine besondere Befugnis?
Nein. § 128a Abs. 5 nennt für das Führen kein Qualifikationserfordernis — er nennt nur, wer verantwortlich ist und in welcher Form geführt wird. Befugnisse spielen an zwei anderen Stellen eine Rolle: bei der Erstellung des Bauwerksbuchs (§ 128a Abs. 2) und bei den Überprüfungen, deren Anforderungen im Bauwerksbuch festgelegt werden (§ 128a Abs. 3 und Abs. 4 Z 4).
Praktisch heißt das: Eine Hausverwaltung darf und muss das Bauwerksbuch führen, ohne selbst eine einschlägige Befugnis zu besitzen. Für die Folgeprüfungen selbst braucht es dagegen Personen, die die im Bauwerksbuch festgelegten Voraussetzungen erfüllen.
Häufige Fragen
01 Wer führt das Bauwerksbuch?
02 Muss die Hausverwaltung das Bauwerksbuch führen?
03 Muss das Bauwerksbuch elektronisch geführt werden?
04 Reicht ein PDF für die laufende Führung?
05 Muss das Bauwerksbuch nach einer Folgeprüfung erneut bei der MA 37 hochgeladen werden?
06 Muss jede Instandhaltungsmaßnahme eingetragen werden?
07 Wer überwacht die Fristen?
08 Braucht das Führen eine besondere Befugnis?
09 Was passiert bei einem Hausverwaltungswechsel?
10 Was ist zu tun, wenn die Behörde Einsicht verlangt?
Die laufende Führung für Ihr Portfolio vereinfachen
Verantwortlich bleiben Sie — den organisatorischen Teil nehmen wir Ihnen ab.
Bauwerksbücher digital organisieren →Quellen & weiterführende Informationen
- Amtliche Quelle Bauordnung für Wien, § 128a (RIS, konsolidierte Fassung — Abs. 5 regelt die Führung)
- Amtliche Quelle Bauordnung für Wien, § 118c (RIS — Bezugsnorm der Dokumentationspflicht nach § 128a Abs. 4 Z 7)
- Amtliche Quelle MA 37 – Erläuterungen zum Bauwerksbuch, Stand 23.05.2025, insbesondere Kapitel 3 „Erstellen und Führen des Bauwerksbuches" (PDF)
- Amtliche Quelle MA 37 – FAQ zum Bauwerksbuch, Stand 07.2024 („Wer führt das Bauwerksbuch?") (PDF)
- Amtliche Quelle Stadt Wien / MA 37 – Bauwerksbuch: Registrierung (Amtsweg)
Weiterführend auf dieser Website
- Alle Wissensbeiträge zum Bauwerksbuch in Wien
- Was ein Bauwerksbuch enthalten muss
- Erstprüfung: Was am Gebäude geprüft wird
- Bauwerksbuch bei der MA 37 registrieren
- Wer darf ein Bauwerksbuch erstellen?
- Pflicht und Fristen: das Gebäudepickerl in Wien
- Bauwerksbuch digital organisieren – für Hausverwaltungen